Oleh: Indah Christiana (Mahasiswa Pasca Sarjana Kebidanan dan Tekhnik Informatika Universitas Aisyiyah Yogyakarta)
Sistem Informasi yang sangat diperlukan saat ini, mulai dari kebutuhan secara individu, kelompok, organisasi, maupun instansi-instansi seperti perguruan tinggi.
Penggunaan Sistem Informasi saat ini banyak dilakukan melalui aplikasi-aplikasi. Aplikasi yang berbasiskan teknologi informasi dan banyak dikembangkan serta digunakan oleh perguruan tinggi di Indonesia yaitu Learning Management System maupun Content Management System.
Namun, dikarenakan perguruan tinggi tidak memiliki gambaran penuh mengenai sistem informasi yang dikembangkan sehingga sistem yang dibuat menjadi terpecah-pecah dan tidak terintegrasi.
Sistem yang tidak terintegrasi tersebut dapat memunculkan potensi masalah dimasa mendatang apabila perguruan tinggi tersebut ingin mengembangkan sistem lainnya.
Secara umum sistem informasi akademik merupakan layanan akademik yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan akademik yang menjadikan pelayanan pendidikan secara terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja.
Selain itu mahasiswa dapat mengakses informasi yang berkaitan dengan catatan akademik selama proses perkuliahan.
Universitas Aisyiyah Yogyakarta sudah menggunakan berbagai model aplikasi untuk mengelolah seluruh kegiatan seperti kegiatan perkuliahan, kelembagaan dan aktivitas yang berkaitan dengan seluruh civitas akademika.
Seluruh Informasi tersebut tersimpan dalam database sistem operasional agar dapat disimpulkan dan dianalisa untuk digunakan oleh para pengelolah civitas akademika untuk kepentingan dan kemajuan universitas.
Sedangkan pelaksanaan sistem informasi di Universitas Aisysiah Yogyakarta belum terlaksana secara optimal dikarenakan sering terjadi kendala seperti jaringan, efektivitas dan efisiensi program.
Terutama pada program aplikasi bimbingan akademik (PA) baik di tampilan aplikasi dosen maupun mahasiswa.
Pembimbing akademik adalah dosen yang ditunjuk dan diserahi tugas membimbing sekelompok mahasiswa yang bertujuan untuk membantu mahasiswa menyelesaikan studinya secepat dan seefisien mungkin sesuai dengan kondisi dan potensi individual mahasiswa.
Tujuan dari pembimbingan yaitu memahami kemampuan potensial yang dimilikinya serta memanfaatkan potensi itu sebaik-baiknya dalam mengikuti dan menyelesaikan pendidikannya, memahami kendala dan kesulitan yang dihadapinya dan mampu memecahkan atau mengatasinya secara tepat.
Hingga kendala dan kesulitan itu tidak menjadi hambatan dalam mengikuti dan menyelesaikan pendidikannya, memahami dan memanfaatkan bimbingan yang disediakan untuk menanggulangi kesulitan dan memahami dan menerapkan prosedur dan peraturan yang berlaku yang dapat memberikan kemudahan untuk mengikuti dan menyelesaikan pendidikannya.
Hasil praktek 5-10 Juni 2023 yang dilakukan oleh mahasiswa S2 Kebidanan dan Teknik Informatika Universitas Aisyiyah Yogyakarta, menjelaskan dengan metode analisis yang digunakan yaitu Analisis HOT untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut Human, Organization, Technology (HOT) Fit model.
Human
• SDM belum terampil dalam penggunaan SIMPTT baik dosen maupun mahasiswa
• Antara dosen dan mahasiswa sudah melakukan bimbingan akademik masih dilakukan secara manua;, tidak melalui SIMPTT
Organization
• Memiliki SK Pembimbing Akademik (PA)
Technology
• Sosialisasi untuk penggunaan SIMPTT pembimbing Akademik (PA) hanya satu kali
• Pada SIMPTT mahasiswa tidak ada Pembimbing Akademik (PA)
• Bagi SIMPTT telah terdapat menu Pembimbing Akademik namun belum lengkap, sehingga dosen belum menggunakan menu Pembimbing Akademik
Dalam pengembangan lebih lanjut dapat ditemukan beberapa kendala yang perlu dibenahi seperti:
a. Pada SIMPTT mahasiswa tidak ada menu untuk pembimbingan akademik
b. Dosen hanya mendapatkan 1 kali sosialisasi untuk penggunaan SIMPTT untuk PA
c. Menu di SIMPTT dosen untuk PA sudah ada tetapi belum banyak hanya sebatas nama mahasiswa bimbingan, profil mahasiswa pembimbing, KRS, KHS dan prestasi mahasiswa
d. Dosen dan mahasiswa tidak menggunakan SIMPTT untuk melakukan pembimbingan akademik, selama ini pembimbingan dilakukan secara manual
e. Prestasi mahasiswa dilaporkan bukan ke dosen PA tetapi ke prodi
f. Pertemuan dosen dan mahasiswa PA di prodi Kebidanan dan Gizi 1 kali diawal saja, di prodi TI 3x yaitu diawal, ditengah dan di akhir.
Dalam menyikapi permasalahan tersebut perlu melakukan pengembangan layanan sistem informasi pembimbing akademik dengan menambahkan absensi, logbook, jadwal pertemuannya.
Semua itu guna mempermudah alur sistem akademik yang teratur dan terjadwal. Dalam proses konsultasi pembimbing akademik perlu melakukan pengembangan dengan menggunakan sistem informasi layanan pembimbing akademik.
Adanya sosialisasi kepada dosen dan mahasiswa tentang menu pembimbing akademik di SIMPTT berguna agar seluruh civitas akademik dapat memahami dan mampu menggunakan dengan baik.
Dengan adanya layanan sistem informasi pembimbing akademik ini diharapkan proses bimbingan akademik, pengelolaan data akademik, serta monitoring prestasi mahasiswa dapat dikelola secara efektif, efisien dan terintegrasi. (***)
